CONSIDERACIONES GENERALES. El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantía previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información. La Ley Estatutaria 1581 del 17 de octubre de 2012 establece las condiciones mínimas para realizar el tratamiento legítimo de los datos personales de los clientes, empleados y cualquier otra persona natural. Tanto los literales k) del artículo 17 como f) del artículo 18 de dicha ley obliga a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales a “adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos”. El artículo 25 de la misma ley ordena que las políticas de tratamiento de datos son de obligatorio cumplimiento y que su desconocimiento acarreará sanciones. Dichas políticas no pueden garantizar un nivel de tratamiento inferior al establecido en la ley 1581 de 2012. El capítulo III del Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 reglamenta algunos aspectos relacionados con el contenido y requisitos de las Políticas de Tratamiento de Información y los Avisos de Privacidad. LITIGAR PUNTO COM S.A.S., está comprometida con el respeto de los derechos de sus empleados y terceros en general. Por eso, adopta la siguiente política de tratamiento de datos personales de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el tratamiento de datos personales. OBLIGATORIEDAD Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de la organización en Colombia, así como para los contratistas y terceros que obran en nombre LITIGAR PUNTO COM S.A.S. por lo anterior deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. Página 3 de 22 El incumplimiento de las mismas originará sanciones de tipo laboral o responsabilidad contractual según el caso. Lo anterior sin perjuicio del deber de los empleados o quienes obren a nombre de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. de responder patrimonialmente por los daños y perjuicios que cause a los titulares de los datos o a LITIGAR PUNTO COM S.A.S. por el incumplimiento de estas políticas o el indebido tratamiento de datos personales. Teniendo en cuenta todo lo anterior, en cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus Decretos Reglamentarios, la Empresa establece la presente Política General que a su vez incluye las políticas Especiales aplicables para el Tratamiento y Protección de Datos Personales en la organización. 1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE: NOMBRE DE LA EMPRESA: LITIGAR PUNTO COM S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT. No. 830.070.346-3, con domicilio principal en la ciudad de Bogotá D.C., se constituye como una empresa colombiana, cuyo objeto social consiste en prestar servicios jurídicos através de tecnología digital para hacer seguimiento a procesos judiciales desdeel año 2000. • DOMICILIO PRINCIPAL: Avenida Calle 19 No. 6 – 68 en la ciudad de Bogotá D.C. • PÁGINA WEB: www.litigando.com • TELÉFONO SEDE PRINCIPAL: (031) 4432000 2. OBJETIVO La presente Política establece las directrices generales para la protección y el tratamiento de datos personales al interior de LITIGAR PUNTO COM S.A.S., permitiendo de esta manera fortalecer el nivel de confianza entre Responsable y Titulares con relación al tratamiento de su información; Informar a los Titulares de las finalidades y transferencias a que son sometidos sus datos personales y los mecanismos y formas para el ejercicio de sus derechos. La presente política constituye la versión 4.0 de política de tratamiento de datos personales de la empresa, lo anterior, con base en el proceso de actualización de bases de datos que realizó la empresa dando cumplimiento a la Circular Externa 003 del 2018, esto es la actualización que debe realizar toda empresa de sus bases de datos entre el 02 de enero y el 31 de marzo de cada año a partir del 2020. Página 4 de 22 3. ALCANCE Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales será aplicada a todas las bases de datos y/o archivos que incluyan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. a través todos sus puntos de atención en el territorio nacional, lo anterior como Responsable del tratamiento de datos personales. 4. DEFINICIONES • Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada. • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona natural (persona individualmente considerada). • Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. • Dato Semiprivado: Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales • Dato Sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. • Derecho De Los Niños, Niñas Y Adolescentes: En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. Sólo podrán tratarse aquellos datos que sean de naturaleza pública. • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación Página 5 de 22 o supresión. • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales. • Aviso de privacidad: Es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposición del Titular con el fin de informar sobre el tratamiento de sus datos personales. • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento • Causahabiente: Persona que por sucesión o transmisión adquiere los derechos de otra persona. • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos. • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del tratamiento. • Información Digital: Toda aquella información que es almacenada o transmitida por medios electrónicos y digitales como el correo electrónico u otros sistemas de información. 5. PRINCIPIOS RECTORES APLICABLES EN MATERIA DE DATOS PERSONALES En materia de protección de datos personales se aplicarán los siguientes principios rectores: a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular. c) Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. Página 6 de 22 f) Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley. g) Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la Ley de Habeas Data, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma. i) Principio de temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información. Los datos serán conservados cuando ello sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal o contractual. Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y los términos establecidos anteriormente, se procederá a la supresión de los datos. j) Interpretación integral: de los derechos constitucionales: Los derechos se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el artículo 20 de la Constitución y con los derechos constitucionales aplicables. k) Principio de Necesidad: Los datos personales tratados deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades perseguidas con la base de datos. DERECHOS DE LOS TITULARES Página 7 de 22 Los Titulares de datos personales gozarán de los siguientes derechos, y de aquellos que les otorgue la ley: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable del tratamiento o Encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley; c) Ser informado por el Responsable del tratamiento o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución; f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento. 6. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DE DATOS PERSONALES Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por regla general en el tratamiento de datos de carácter personal LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolectará la autorización previa e informada del Titular, la cual podrá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. 6.1 Eventos en los cuales no es necesaria la autorización La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; b) Datos de naturaleza pública; c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, Página 8 de 22 estadísticos o científicos; e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. 7. DEBERES DE LITIGAR PUNTO COM S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES LITIGAR PUNTO COM S.A.S. como Responsable del tratamiento de datos personales, cumplirá los siguientes deberes: a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular. c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del tratamiento. h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley. i) Exigir al Encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley Estatutaria 1581 de 2012. k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. l) Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos. n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. Página 9 de 22 8. POLÍTICAS ESPECÍFICAS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. 9.1 Tratamiento de datos personales de Empleados LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolecta los datos personales de sus Trabajadores los cuales son calificados por la compañía como de reserva, y solo serán revelados por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizados los datos personales de los empleados de la empresa serán: a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley Laboral colombiana a los empleadores, o bien las órdenes que impartan las autoridades colombianas o extranjeras competentes; b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la Empresa. c) Cumplir con las obligaciones impuestas a la Empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). d) Cumplir con los protocolos de bioseguridad aplicables a la Empresa. e) Gestionar las funciones desarrolladas por los trabajadores. f) Desarrollar y aplicar procesos disciplinarios y gestionar la sanción aplicable. g) Establecer comunicación en casos de emergencia. h) Llevar a cabo un control, seguimiento y evaluación de los trabajadores. i) Proteger los materiales confidenciales y de propiedad de Drypers. j) Tomar imágenes, fotográficas y huella digital necesarios para el reconocimiento del trabajador, control de cumplimiento y recolección de evidencia de los servicios desarrollados. k) Adicionalmente se usan datos biométricos de los trabajadores para fines relacionados con el objeto social de la Empresa. l) Comunicar información de los trabajadores a terceras entidades con las que la Empresa mantenga una relación contractual en la medida en que sea necesario para cumplir con el protocolo de los terceros, con los únicos efectos de que estos puedan gestionar el control y coordinación respecto del personal que preste de manera efectiva los servicios que se derivan de la relación contractual, así como posibilitar el cumplimiento de obligaciones legales, en materia fiscal y de seguridad social. m) Comunicar datos de carácter identificativo de los trabajadores a agencias de viajes, compañías de transportes, hoteles y entidades de alquiler de vehículos, para la gestión de las reservas y liquidación de los gastos ocasionados. n) Realizar transferencia o transmisión internacional de datos a países que Página 10 de 22 proporcionen una protección similar a la de Colombia, como es el caso de la casa matriz, Empresas aliadas, filiales y clientes ubicadas en el extranjero. o) Entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual. p) Verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados. q) Envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, aseguradoras entre otros. r) Iniciar investigaciones internas con base en las quejas presentadas por clientes, terceros o los mismos colaboradores. s) Gestión de denuncias a trabajadores por acoso laboral o violación de códigos de conducta. t) Desarrollar reuniones, encuestas y gestionar cualquier otra actividad a través de las herramientas virtuales dispuestas por la empresa. LITIGAR PUNTO COM S.A.S. almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de ellos. A tal carpeta solo tendrá acceso y será tratada por el Área de Recursos Humanos, con la finalidad de administrar la relación contractual entre LITIGAR PUNTO COM S.A.S. y el empleado. Así mismo, contará con elevados sistemas de seguridad para el manejo de aquellos datos sensibles y su reserva, en el entendido que tales datos sensibles solo serán usados por LITIGAR PUNTO COM S.A.S., para los fines antes mencionados. Terminada la relación laboral, LITIGAR PUNTO COM S.A.S. procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a veinte (20) años contados a partir de la terminación de la relación laboral, o de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 Página 11 de 22 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados. 9.2 Tratamiento de datos personales de Accionistas. LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolecta los datos personales de sus Accionistas y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y que solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Accionistas de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. serán: a) Permitir el ejercicio de los deberes y derechos derivados de la calidad de Accionista; b) Enviar invitaciones a eventos programados por la empresa y en general contactar al Accionista; c) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con La Sociedad; d) Convocar a las reuniones ordinarias y extraordinarias de la asamblea de accionistas. e) Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los Accionistas. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que la persona sea Accionista de la compañía, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. Finalmente, el acceso a tal información personal se realizará conforme a lo establecido en el Código de Comercio y demás normas que regulan la materia. 9.3 Tratamiento de datos personales de Clientes LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolecta los datos personales de sus Clientes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los clientes Página 12 de 22 de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. serán: a) Realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y pos contractual. b) Envío de invitaciones a eventos programados por la empresa. c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del contrato celebrado. d) Cumplir con el objeto del contrato celebrado. e) Verificar casos en que se de incumplimiento de alguna de las partes. f) Vinculación en general de cada cliente y almacenamiento de su información en los sistemas de la empresa. g) Realizar actividades de fidelización de clientes, de operaciones de marketing y de comunicación de novedades. h) Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los clientes. i) Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias. j) Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas OFAC y de terrorismo, abogados, etc. k) Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas, legales, fiscales y regulatorias. l) Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías. m) Gestión administrativa para la ejecución de las etapas precontractual, contractual y pos contractual n) Gestión de cobro de cartera a nivel prejurídico y jurídico o) Creación del cliente en las plataformas o software de la Empresa o casa matriz. p) Contactar al Titular a través de medios físicos y electrónicos – correo electrónico, SMS o chat para el envío de información de interés o relacionada con el portafolio de servicios. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del cliente con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 9.4 Tratamiento de datos personales de Proveedores y contratistas: LITIGAR PUNTO COM S.A.S., recolecta los datos personales de sus Proveedores y los almacena en una base de datos la cual, aunque se compone en su mayoría de datos públicos, es calificada por la compañía como de reserva, y que en el caso de datos privados, solo los revelará por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Página 13 de 22 Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los Proveedores de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. serán: a. Envío de invitaciones a contratar y realización de gestiones para las etapas precontractual, contractual y poscontractual. b. Envío de invitaciones a eventos programados por la Compañía o sus vinculadas. c. Confirmar si el proveedor o contratista cuenta con la idoneidad y requisitos necesarios para prestar el servicio d. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores. e. Verificación de cumplimiento y seguimiento de las actividades ejecutadas por el contratista. f. Llevar a cabo procesos de selección, evaluación, reevaluación de proveedores de acuerdo con las políticas fijas por la Empresa. g. Procesos de vinculación y creación del proveedor en los sistemas de información de la Empresa. h. Cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias i. Establecer relaciones de negocio para adquirir bienes o servicios. j. Llevar gestión y control de los pagos realizados por los bienes y servicios recibidos. k. Evaluaciones cualitativas y cuantitativas de los niveles de servicio recibidos de los proveedores. l. Dar cumplimiento a las obligaciones y requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Calidad. m. Comunicación de Políticas y procedimientos sobre la forma de hacer negocios con los proveedores. n. Proceso de control y registro contable de las obligaciones contraídas con los proveedores. o. Consultas, auditorias y revisiones derivadas de la relación de negocio con el proveedor. p. Llevar seguimiento y gestión de las etapas precontractual, contractual y pos contractual. q. Envío de invitaciones para participar en un proceso de selección o a participar en eventos programados por la Compañía o sus vinculadas o r. Las demás establecidas específicamente en las autorizaciones que sean otorgadas por los propios proveedores. LITIGAR PUNTO COM S.A.S., sólo recaudará de sus proveedores los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. La recolección de los datos personales de empleados de los proveedores por Página 14 de 22 parte de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. tendrá en todo caso como finalidad verificar la idoneidad y competencia de los empleados; es decir, una vez verificado este requisito, LITIGAR PUNTO COM S.A.S., devolverá tal información al Proveedor, salvo cuando se autorice expresamente su conservación. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior al tiempo que dure la relación del Proveedor con la empresa, y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 9.5 Tratamiento de datos personales de Visitantes en el Control Ingreso LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolecta los datos personales de sus visitantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y solo será revelada por la empresa con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de quienes ingresan a las instalaciones de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. serán: a) Asegurar el ingreso a las instalaciones de la empresa a personas que cuentan con la autorización de libre tránsito y restringir el paso a aquellas personas que no estén autorizadas. b) Garantizar la seguridad en los ambientes vigilados. c) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de las actividades al interior de la empresa. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a un (1) año contado a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. Finalmente, de acuerdo con lo estipulado en la Circular Externa 008 de 2020 de la Superintendencia de Industria y Comercio, los datos recolectados para dar cumplimiento a los protocolos de bioseguridad únicamente se usarán para los fines indicados por el Ministerio de Salud y Protección Social, y sólo se almacenarán durante el tiempo razonable y necesario para cumplir dichos protocolos. Una vez cumplida la finalidad del Tratamiento de Datos Personales, la Empresa suprimirá de oficio los datos recolectados 9.6 Tratamiento de datos personales de Registro de Videovigilancia LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolecta datos biométricos de sus trabajadores y visitantes a través de sus Cámaras de Vigilancia y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será Página 15 de 22 revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en las Cámaras de Vigilancia de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. serán: a) Garantizar la seguridad en los ambientes laborales. b) Permitir ambientes de trabajo adecuados para el desarrollo seguro de actividades laborales de la compañía. c) Controlar el ingreso, permanencia y salida empleados y contratistas en las instalaciones de la empresa. d) Tramitar procesos disciplinarios a los trabajadores Para cumplir con el deber de información que le corresponde a LITIGAR PUNTO COM S.A.S. como administrador de datos personales, la empresa implementará Avisos de Privacidad en las zonas en donde se realice la captura de imágenes que impliquen tratamiento de datos personales. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a siete (7) días contados a partir de su recolección de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 9.7 Tratamiento de datos personales de Aprendices SENA: LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolecta los datos personales de sus APRENDICES SENA y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los aprendices SENA del LITIGAR PUNTO COM S.A.S. serán: a) Dar cumplimiento a las obligaciones que impone la Ley 789 de 2002 así como sus Decretos Reglamentarios. b) Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la empresa. c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de vinculación de aprendices. d) Cumplir con las obligaciones impuestas a la empresa como empleador, en relación con las normas de Seguridad y Salud Ocupacional, y el denominado Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST). e) Gestionar las funciones desarrolladas por los aprendices. f) Controlar el desarrollo de los aprendices en la etapa lectiva y etapa práctica. g) Contactar a familiares en casos de emergencia Página 16 de 22 9.8 Tratamiento de datos personales de la Página Web LITIGAR PUNTO COM S.A.S., recolecta datos de sus colaboradores, clientes, prospectos y terceros interesados a través de su página web y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la compañía como de reserva, y solo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales contenidos en página web de LITIGAR PUNTO COM S.A.S., serán: a) Permitir la comunicación con los terceros b) Consulta y seguimiento a procesos judiciales c) Facilitar la ejecución de las funciones de los colaboradores de la organización. d) Contacto de atención al usuario. e) Envío de propuesta comercial y promociones propias y/o de aliados. f) Contacto de ventas y para fines de mercadeo por campañas propias y/o de aliados. g) Garantizar la prestación de servicios a través de los canales de comercio electrónico dispuestos por la compañía en la página web. En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a el pactado a partir de su recolección, lo anterior, de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hacen necesario el manejo de la información. 9.9Tratamiento de datos personales de candidatos o aspirantes a procesos de selección: LITIGAR PUNTO COM S.A.S., recolecta los datos personales de sus postulantes y los almacena en una base de datos la cual es calificada por la empresa como de reserva, y sólo será revelada con la expresa autorización del titular o cuando una Autoridad Competente lo solicite. Las finalidades para las cuales son utilizadas los datos personales de los postulantes de LITIGAR PUNTO COM S.A.S., serán: a) Realización de gestiones para el proceso de selección del personal. b) Envío de comunicaciones programados por la empresa, para realizar diferentes pruebas de selección. c) Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo del proceso de selección. d) Vinculación en general de cada postulante. Página 17 de 22 En todo caso, la información no será objeto de tratamiento por un período superior a otorgado por el postulante y el tiempo adicional que se requiera de acuerdo con las circunstancias legales o contractuales que hagan necesario el manejo de la información. 10 TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES La empresa actualmente no realiza Transmisión o Transferencia internacional de datos personales. En el evento que la empresa decida realizar la Transferencia Internacional de datos personales, además de contar con la autorización expresa e inequívoca por parte del Titular, LITIGAR PUNTO COM S.A.S. se asegurará que la acción proporcione los niveles adecuados de protección de datos y atienda a los requisitos fijados en Colombia por la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. De otro lado, cuando LITIGAR PUNTO COM S.A.S. decida realizar Transmisión Internacional de datos, podrá hacerlo sin autorización de los titulares, siempre y cuando garantice la seguridad de la información, confidencialidad y las condiciones que regulen en alcance del tratamiento de los datos, de acuerdo al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012. 11 DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES LITIGAR PUNTO COM S.A.S. no realiza de forma directa el tratamiento de datos personales de menores de Edad. Sin embargo, de forma particular la empresa recolecta y trata los datos personales de los hijos menores de edad de sus trabajadores, con la única finalidad de cumplir con las obligaciones que impone la ley a los empleadores en relación con las afiliaciones a sistema de seguridad social y parafiscales, y en particular para permitir el disfrute de los derechos fundamentales de los niños a la salud y a la recreación. En todo caso, LITIGAR PUNTO COM S.A.S. recolectará cuando corresponda la respectiva autorización para su tratamiento, teniendo siempre de presente el interés superior del menor y el respeto de los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes. 12 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS Y PETICIONES, Y MECANISMOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DE LOS TITULARES El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; podrá hacer ejercicio de sus derechos contactándose con nosotros a través de comunicación escrita dirigida al área encargada de la protección de datos personales en la compañía, Página 18 de 22 COMUNICACIONES. La comunicación podrá ser enviada al siguiente correo electrónico: datospersonales@litigando.com o a través de comunicación escrita radicada en la Avenida Calle 19 No. 6 – 68 en la ciudad de Bogotá D.C. 12.1 Consultas Se podrá consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de LITIGAR PUNTO COM S.A.S., y la empresa se encargará de suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del solicitante. La consulta una vez recibida por la empresa, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la nueva fecha en que se atenderá tal consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. 12.2 Reclamos Cuando se considere que la información contenida en una base de datos de LITIGAR PUNTO COM S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando se advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los CONSULTA NECESITA PRORROGA NO RESPUESTA SI COMUNICAR NUEVA FECHA Página 19 de 22 deberes contenidos en la Ley de Habeas Data, se podrán presentar reclamación ante LITIGAR PUNTO COM S.A.S., la cual será tramitada bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante comunicación escrita dirigida a LITIGAR PUNTO COM S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que LITIGAR PUNTO COM S.A.S. reciba un Reclamo del cual no sea competente para resolverlo, la empresa dará traslado a quien efectivamente corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará al Titular. 2. Una vez recibido el reclamo completo, la empresa incluirá en la respectiva base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. La empresa conservará dicha leyenda en el dato objeto de discusión hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la empresa informará al Titular los motivos de la demora y la nueva fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. COMUNICAR NUEVA FECHA SI RECLAMO NECESITA PRORROGA NO RESPUESTA Página 20 de 22 12.3 Requisito de procedibilidad El Titular, sus causahabientes, su representante y/o apoderado, o quien se determine por estipulación a favor de otro; sólo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio por el ejercicio de sus derechos una vez haya agotado el trámite de Consulta o Reclamo directamente ante la empresa. 12.4 Petición de actualización y/o rectificación LITIGAR PUNTO COM S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información que sea inexacta o se encuentre incompleta, atendiendo al procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el Titular deberá allegar la solicitud según los canales dispuestos por la compañía, indicando la actualización y rectificación del dato y a su vez deberá aportar la documentación que soporte tal petición. 12.5 Revocatoria de la autorización y/o supresión del Dato El Titular podrá revocar en cualquier momento el consentimiento o autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no se encuentre un impedimento consagrado en una disposición legal o contractual. Así también el Titular tiene derecho a solicitar en todo momento a LITIGAR PUNTO COM S.A.S. la supresión o eliminación de sus datos personales cuando: a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron obtenidos. c) Se haya cumplido el tiempo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron obtenidos. Tal supresión implica la eliminación bien sea de manera total o parcial de la información personal, de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por LITIGAR PUNTO COM S.A.S. El derecho de cancelación no es absoluto y por lo tanto LITIGAR PUNTO COM S.A.S. podrá negar revocatoria de autorización o eliminación de los datos personales en los siguientes casos: Página 21 de 22 a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular. 13. VIGENCIA DE LOS DATOS PERSONALES CONTENIDOS EN BASES DE DATOS Los datos personales proporcionados por parte de los titulares específicos anteriormente relacionados en esta Política de Tratamiento de Datos Personales de LITIGAR PUNTO COM S.A.; se conservarán mientras: a) Se mantenga una relación legal o contractual con el Titular de la información. b) Los datos personales proporcionados se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal de conservarlos. c) Los datos personales proporcionados se conservarán durante un plazo de dos (2) años a partir de la última confirmación de interés de parte del Titular. Esto es, de la intención del titular de continuar recibiendo información, productos o servicios de LITIGAR PUNTO COM S.A. Parágrafo: se excluye del tiempo de conservación de los datos estipulado en el literal C, aquella información que en su contenido estipule un término de superior al indicado, de conformidad con algún mandato legal o por una orden expedida por una autoridad competente. 14. TIPO DE TRATAMIENTO AL QUE SERAN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES. De conformidad con lo estipulado en los Decretos Reglamentarios 1 , que regulan las Políticas de Tratamiento de Datos Personales, se informa a los Titulares, que su información, puede ser usada, almacenada y conservada en medios electrónicos como físicos. El almacenamiento de la información digital y física se realiza en medios o ambientes que cuentan con adecuados controles para la protección de los datos. Lo anterior conlleva controles de seguridad física e informática, tecnológicos y de tipo ambiental en todas las áreas de la compañía, tanto en instalaciones propias, centros de cómputo y sitios para el almacenamiento documental. 1 Art. 13 - Decreto 1377 de 2013 Página 22 de 22 De conformidad con el principio de transparencia, los Titulares tienen acceso en todo momento (previa solicitud escrita o verbal) a la información almacenada, como también, sus causahabientes que acrediten su calidad, el representante y/o apoderado del Titular, por una autoridad competente y por estipulación a favor de otro o para otro. Las finalidades o propósitos de su recolección, almacenamiento, uso y disposición se regulan de conformidad con lo estipulado en la ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la presente Política. 15. OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS La empresa de conformidad con el principio internacional “Accountability” y el art. 26 del decreto 1377 de 2013, ha designado al AUXILIAR DE IT de LITIGAR PUNTO COM S.A. – LUIS YEISON MURILLO, como el Oficial de Protección de Datos. Rol que desempeña bajo las responsabilidades y deberes que la normatividad vigente define para su cargo. 16. MODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS LITIGAR PUNTO COM S.A.S. se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia. En el evento que un titular no esté de acuerdo con la nueva Política General o especial y con razones válidas que se constituyan en una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de los canales indicados en el Capítulo 12. Sin embargo, los Titulares no podrán solicitar el retiro de sus datos personales cuando la empresa tenga un deber legal o contractual de tratar los datos. 17. VIGENCIA La presente Política constituye la versión 5.0 y rige a partir de marzo de 2023.